Dokumenty

W obrębie magazynów wszelki ruch towarów może być wprowadzony jedynie poprzez udokumentowane działania. W tym celu opracowany jest szereg dokumentów podzielony zgodnie z intencją takich operacji.

Wydanie zewnętrzne - typ operacji polegający na wydaniu z magazynu towaru.
(przykładem może być wydanie podręcznika kursantowi, wydanie towaru w trakcie transakcji sprzedażowej, itp.)

Przyjęcie zewnętrzne - typ operacji polegający na przyjęciu do magazynu towaru z zewnętrznego źródła
(dostawa towarów do placówki, zakup nowych materiałów)

Przyjęcie wewnętrzne - typ operacji polegający na przyjęciu do magazynu towaru z wewnętrznego źródła
(na ogół jest to wprowadzenie na stan magazynowy towaru lub usługi wytworzonej w obrębie placówki)

Rozchód wewnętrzny - typ operacji polegający na rozdysponowaniu towaru na potrzeby przedsiębiorstwa
(materiały, towary rozdysponowane celem prowadzenia działalności)

Protokół ubytków - typ operacji polegający na określenie utraty towarów w wyniku zdarzeń losowych
(zniszczenie, usunięcie z magazynu towaru)

Przesunięcie magazynowe - typ operacji polegający na przenoszeniu towaru z jednego magazynu do innego, pozwalający na większą kontrolę nad towarami i ich lokalizacją
(przenoszenie z magazynu np. zapasowego do szkolnego)

Remanent/spis z natury - typ operacji uaktualniający stan magazynowy
(może być również wykorzystywany przy wprowadzaniu towarów na magazyn, najczęściej jednak jako aktualizacja stanu magazynowego nadpisując towary i ich stan)

Dokumenty magazynowe zarówno celem ich prawidłowej segregacji podlegają numeracji zgodnej z obranym typem serii numeracji (więcej o seriach numeracji w dziale Serie numeracji), do wyboru której służy pole selekcji interesującej nas serii numeracji. Oprócz tego, po wprowadzeniu daty przyjęcia dokumentu, tj. daty czynności w obrębie towaru opcjonalnie można załączyć do danego dokumentu komentarz opisujący ruch, np. między magazynami, zaś w przypadku wydań towaru - koniecznym jest określenie podmiotu towar odbierającego (niezależnie czy to firma czy osoba prywatna).