Automatyczne wiązanie wpłat bankowych
W systemie istnieją mechanizmy, pozwalające na zautomatyzowanie procesu wiązania wpłat bankowych do poszczególnych umów.
AUTOMATYCZNE WIĄZANIE WPŁAT DO UMÓW
System może automatycznie powiązać wpłaty do umów jeśli tylko w treści przelewu znajduje się systemowy numer umowy.
Przykład 1.
Pani Kowalska uiściła płatność za szkolenie przelewem w wysokości 240zł. W tytule przelewu zamieściła "Kowalska Agnieszka, opłata za kurs, umowa EPS3GS6B/2020, całość". W takim przypadku wystarczy załadować plik z banku, aby system sam powiązał go do umowy
Przykład 2.
Pan Nowak opłacił pierwszą ratę kursu przelewem w wysokości 120zł. W tytule przelewu wpisał "Nowak Antoni, I rata, umowa F7SK45A3 2019". W tym przypadku system nie zwiąże tego przelewu z daną umową ponieważ znak spacji jest traktowany jako znak równie istotny jak inne w numerze umowy, zatem system nie znajdzie umowy o takim numerze.
WIĄZANIE WPŁAT DO UMÓW NA PODSTAWIE NUMERU KONTA
Istnieje jednak mechanizm pozwalający na pewnego rodzaju automatyzm pod pewnymi warunkami, mianowicie można powiązać numer konta bankowego klienta z umową. Tutaj jednak pojawiają się wspomniane poprzednio warunki, a dokładniej można wykonać taki krok jeżeli dla danego klienta istnieje tylko jedna umowa w systemie, zgodnie ze schematem jeden klient - jedna umowa - jedno konto bankowe. W innym przypadku, jeśli jedna wpłata jest sumą zobowiązań wobec usługodawcy wiązanie takiej wpłaty bankowej spowoduje nieprawidłowe przywiązanie wpłaty do tylko jednej umowy. Poniższy przykład wyjaśnia ten mechanizm.
Przykład 3.
Pani Kwiatkowska uiściła kolejną, drugą już opłatę za kurs dwóch córek, Olgi i Anny w wysokości łącznie 280 zł (po 140zł dla każdej umowy). Podczas wiązania tej wpłaty za pierwszym razem przy umowie Olgi numer konta, z którego wykonywany był przelew został przywiązany do umowy Olgi. Kolejny przelew spowodował, że saldo umowy Olgi wynosi +140zł, zaś saldo umowy Anny -140zł.
Błędne powiązanie wpłaty do umowy można wycofać poprzez edycję tej wpłaty. W tym celu należy wybrać Opcje → Podgląd przy danej umowie, a następnie w tabeli Operacje finansowe Opcje → Edytuj przy źle powiązanej wpłacie.
System przedstawi widok tej wpłaty, gdzie znajduje się przycisk Usuń powiązanie do umowy. Po zapisaniu zmian wpłata wróci do wpłat niepowiązanych i zostanie "odwiązana" od tej umowy.
