Wpłaty bankowe
W systemie eduSky możesz ewidencjonować wpłaty za kursy dokonane przez klientów za pośrednictwem przelewu bankowego. Wpłaty bankowe mogą się wiązać w sposób automatyczny lub możesz je powiązać ręcznie z umową.
Aby przelew dokonany przez klienta mógł powiązać się automatycznie z umową zarejestrowaną w systemie muszą być spełnione następujące warunki:
- Do systemu musi być wczytana paczka bankowa z historią wpłat.
- W tytule przelewu musi znaleźć się unikalny numer umowy, który zostaje dodany do dokumentu w momencie zmiany jej statusu na „Podpisany”
- Opcjonalnie umowa zarejestrowana w systemie jest powiązana z kontem bankowym kursanta.
Wpłaty dokonywane przez klientów jednym przelewem na poczet dwóch umów np. w przypadku rodzeństwa, mogą zostać w systemie rozdzielone.
Wpłaty niezidentyfikowane – czyli takie, które nie powiązały się automatycznie z umowami lub takie, które są nieidentyfikowalne przez właściciela placówki (z powodu brak w tytule przelewu pożądanych danych) są prezentowane w raporcie - Wszystkie wpłaty nie przywiązane do umów (więcej informacji na temat tego raportu w artykule Wpłaty nie przywiązane do umów).
Przyczyn takiego stanu rzeczy może być kilka.
Najbardziej prawdopodobną przyczyną jest różnica w strukturze pliku - najczęściej dzieje się to w przypadku pobierania raportu/historii przelewów z banku z innego miejsca na platformie bankowej niż zazwyczaj.
Ponadto, należy pamiętać, że niektóre banki zmieniają strukturę pliku. W takim przypadku można porównać plik niedawno pobrany z plikiem (jeśli jest zachowany) z poprzednich miesięcy - jeżeli układ danych w pliku różni się, będzie konieczny kontakt z nami na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. celem skonfigurowania dla Państwa nowej struktury pliku bankowego.
Innym przypadkiem jest ingerencja w plik pobrany z serwisu bankowego - jakiekolwiek zmiany mogą, choć nie muszą, powodować błędy w analizie pliku przez system, dlatego też rekomendujemy nie wprowadzanie zmian w obrębie wczytywanych plików.
- Sprawdź czy wybierasz z listy prawidłowy bank – tożsamy z plikiem, który wczytujesz
- Sprawdź czy format pliku pobranego z banku jest dokładnie taki jaki został zadeklarowany przez Ciebie w procesie wdrożenia (format csv, txt lub html)
- Upewnij się, że historia wpłat wyeksportowana została z odpowiedniego miejsca w Twoim systemie bankowym. W obrębie banku może istnieć kilka form zapisu paczki bankowej w zależności od charakteru konta (osobiste, firmowe) jak i lokalizacji, z jakiej takie zestawienie jest pobierane (historia, zestawienie, raport). W zależności od tego eksportowane dane mogą różnić się w formie i strukturze zapisu pliku. Podczas procesu wdrożenia – dokonujemy konfiguracji formatu wczytywanych danych na podstawie przykładowego pliku otrzymanego od klienta. Dlatego też ważne jest aby wczytywany plik z banku posiadał zadeklarowany przez Ciebie format i sposób zapisu danych.
- Upewnij się, że zakres danych określony przy pobieraniu pliku z banku jest prawidłowy. Jeśli zakres danych dotyczy np. 1 dnia, sprawdź czy w danym dniu wystąpiły zdarzenia wpłat na Twoje konto. Jeśli zdarzenia takie nie wystąpiły – wczytywana paczka nie będzie widoczna w systemie eduSky.
- Jeżeli pomimo spełnienia powyższych warunków po wczytaniu pliku występują nieprawidłowości, jak np. paczka o zerowej ilości wpłat, łączna kwota wpłat na 0 zł lub pojawia się komunikat o nieprawidłowym wczytaniu pliku, niewykluczone, że plik ma nieprawidłową strukturę lub też forma zapisu pliku w Twoim banku została zmieniona
- W takich przypadkach prosimy o kontakt pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Paczki wpłat bankowych - wczytywanie do systemu zestawienia przelewów
W systemie eduSky możliwe jest ewidencjonowanie wpłat za kursy dokonane przez klientów za pośrednictwem przelewu bankowego. Wpłaty bankowe mogą się wiązać w sposób automatyczny lub możesz je powiązać ręcznie z umową.
Operacje wiązania wpłat bankowych z umowami rozpoczynamy od wczytania do systemu paczki wpłat bankowych, którą wcześniej pobieramy z banku.
Paczka bankowa to nic innego jak historia wpłat na konto ujęta w określonych ramach czasowych.
Na potrzeby wiązania wpłat z umowami zarejestrowanymi w systemie eduSky – pobieramy z banku historię operacji zapisaną w formacie csv, txt lub html. Wybrane formaty udostępniane są z reguły w każdym banku. Pobraną z banku historię wpłat zapisujemy lokalnie na dysku komputera.
Zobacz jak wczytać paczkę wpłat bankowych do systemu eduSky
Aby wczytać paczkę wpłat bankowych do systemu przejdź do działu FINANSE → ROZLICZENIA → Paczki wpłat bankowych.
- W Formatce po lewej stronie wybieramy z listy bank, z którym współpracuje Twoja placówka.
- W polu opis możesz dodać dowolny tekst, który np. pozwoli ci w przyszłości na szybką identyfikację wczytanej paczki
- Korzystając z udostępnionego w systemie mechanizmu wczytaj paczkę wpłat bankowych
- Operację potwierdź przyciskiem ZAPISZ
Po wczytaniu pliku - w okienku po prawej stronie – widzimy dodaną Paczkę wpłat. System rejestruje dodane informacje pokazując - Datę wczytania paczki, Opis, Wartość wpłat w paczce, Ilość wpłat oraz nazwę banku z jakiego plik pochodzi.
Jeśli chcesz zobaczyć zawartość paczki - korzystając z Opcji wybierz → Podgląd. Jeżeli stwierdzisz, że jakaś operacja bankowa nie jest związana z działalnością szkoły możesz ją usunąć z paczki poprzez wybranie opcji USUŃ.
Wczytany do systemu eduSky plik paczki bankowej możemy usunąć skutkuje to jednak tym, że utracone zostaną wszelkie powiązania finansowe z umowami, które dokonały się w sposób automatyczny lub ręczny.
Wiązanie wpłat bankowych z umowami – krok po kroku
- Wczytaj do systemu paczkę wpłat bankowych. Jeśli nie wiesz jak to zrobić zajrzyj do Artykułu → Wczytywanie do systemu paczki wpłat bankowych
- Wczytana z banku historia wpłat jest prezentowana w systemie w dwóch oknach.
Formatka na górze, gdzie kolumna DOTYCZY UMOWY jest pusta – prezentuje wpłaty nie powiązane z umowami. Formatka na dole – która ma uzupełnione informacje we wszystkich kolumnach prezentuje wpłaty, które powiązały się automatycznie.
Automatyczne powiązanie następuje wówczas, gdy klient w tytule przelewu wpisze numer umowy, który nadawany jest w systemie eduSky w momencie zmiany statusu umowy na POPISANA.
Wpłata wiąże się automatycznie również wtedy gdy przypiszemy do danej umowy numer konta, z którego są rejestrowane wpłaty. - Aby powiązać wpłatę z umową klikamy w opcje i wybieramy → EDYTUJ. Po prawej stronie wyświetlają się informacje dotyczące danego przelewu. Z kolei w okienku po lewej stronie możemy powiązać wpłatę z umową. Aby wyszukać umowę w polu Dotyczy Umowy – wpisujemy pierwsze litery imienia lub nazwiska – i wybieramy pożądany dokument. Po wybraniu umowy po prawej stronie prezentują nam się jej parametry. Widzimy imię i nazwisko kursanta, saldo umowy i harmonogram płatności.
- Przed ręcznym powiązaniem wpłaty możemy zaznaczyć checkbox – Powiąż numer konta wpłaty z umową. Skutkuje to tym, że każda kolejna wpłata zarejestrowana w systemie z danego numeru konta – powiąże się w sposób automatyczny.
- Aby sfinalizować powiązanie wpłaty z wybraną umową Operację potwierdź przyciskiem ZAPISZ
- Po wykonaniu tej operacji wpłata bankowa wiąże się z umową i pomniejsza saldo prezentowane na umowie.
Zobacz materiał filmowy – Jak powiązać wpłaty bankowe z umowami
Rozdzielenie jednej wpłaty bankowej na dwie umowy.
Zdarza się, że Rodzice lub Opiekunowie dokonują opłaty za rodzeństwo jednym przelewem bankowym. W systemie eduSky możemy taką wpłatę rozdzielić na dwie umowy.
Aby to zrobić - podczas wiązana wpłaty klikamy przycisk ROZDZIEL – najpierw wyszukujemy jedną umowę, której wpłata dotyczy – określamy kwotę wpłaty, następnie wyszukujemy kolejną umowę i również dodajemy kwotę, którą chcemy zaksięgować na poczet spłaty zobowiązania.
Zobacz materiał filmowy – Jak rozdzielić wpłatę bankową na dwie umowy
