Podczas wprowadzania danych kursantów/opiekunów system zasygnalizuje fakt, mówiący o tym, że użytkownik występuje już w bazie. W takim przypadku - jeśli jest to rzeczywisty kursant, którego wprowadzenie spowoduje istnienie dwóch kont dla jednej osoby, zapisanie takiego stanu rzeczy nie jest rekomendowane. Podobnie wygląda sytuacja podczas wprowadzania opiekuna/rodzica, gdy ten istnieje już w systemie.

Jeżeli występuje taka sytuacja można skorzystać z funkcjonalności scalania ucznia - innymi słowy, z dwóch zapisanych użytkowników stworzyć jednego. W tym procesie dane ucznia i rodzica są nadpisywane wskazanymi danymi, jednak uczeń taki nie jest usuwany z grupy, ani też umowa nie jest usuwana

Przykład.
W systemie istnieje uczeń Adrian Kowal zam. ul Wesoła 31, który posiada podpisaną umowę, a także Adrian Kowal zam. ul Wesoła 31 Warszawa, który należy do pewnej grupy językowej. Jest to ta sama osoba, a więc aby zaprowadzić porządek w danych należy skorzystać z mechanizmu scalenia. Podczas scalania dane oznaczone na zielono są danymi, które pozostaną w systemie, zaś dane na czerwono zostaną usunięte.

Efektem takiego zabiegu będzie jeden uczeń Adrian Kowal należący do właściwej sobie grupy i posiadający umowę.

Funkcjonalność scalania dostępna jest poprzez przejście do Sekretariat → Uczniowie i następnie Opcje → Scal ucznia przy interesującym nas wpisie.