Statusy Umów
Wprowadzone Umowy mogą mieć w systemie eduSky następujące statusy:
- Przygotowana umowa – Umowa niepodpisana, dodana do systemu ręcznie
- Umowa z formularza - Umowa wprowadzona do systemu na podstawie danych uzupełnionych przez klienta w formularzu zapisu.
- Umowa w podpisie – Umowa, która jest aktywna, jednak status mówi o tym, że formalne przekazywanie dokumentów jest jeszcze w toku.
Umowa nadal “nie wróciła” od klienta z jego fizycznym podpisem.
- Podpisana umowa – Dokument, który został zaakceptowany i przedstawiony klientowi do podpisu.
Umowa podpisana może zostać wycofana do stanu umowy zaakceptowanej pod warunkiem, że nie posiada związanych z nią wpłat.
- Propozycja umowy - Propozycja przygotowana, ale jeszcze nie przedstawiona klientowi
- Umowa podpisana online (data - godzina) - Umowa podpisana w toku przedstawiania oferty klientowi i podpisana z autoryzacją SMS wraz z datą i godziną podpisu
- W podpisie online - Umowa przedstawiona klientowi, wyświetlona przez klienta z wygenerowanym kodem PIN w wiadomości SMS, ale kod potwierdzający zawarcie umowy nie został wprowadzony
- Zaakceptowane (data - godzina) - Umowa zaakceptowana przez klienta, ale nie podpisana z datą i godzina akceptacji
- Zaakceptowane warunkowo (data - godzina) - Umowa zaakceptowana warunkowo przez klienta, posiadająca uwagi wprowadzone przez klienta
- Oczekuje na decyzję klienta - Propozycja umowy przedstawiona klientowi, oczekująca na jego decyzję.
- Umowa odrzucona - Propozycja umowy odrzucona
- Umowa niepodpisana - Umowa nieprocedująca, nieaktywna, szkic, przygotowana, ale nie podpisana
- Umowa rozwiązana - Umowa rozwiązana przed terminem jej założonego zakończenia
- Umowa w trakcie rozwiązywania - Umowa w trakcie okresu wypowiedzenia
Ikony statusów
- Umowa związana z grupą
- Umowa nie związana z grupą
- Umowa standardowa
- Oferta/propozycja umowy
- Przygotowana do przedstawienia do akceptacji/podpisu
- Oczekuję na decyzje klienta
- Zaakceptowane/Umowa zawarta online
- Zaakceptowane warunkowo
- Propozycja odrzucona przez klienta
Lista wszystkich Umów z kursantami dostępna jest w systemie w dziale UMOWY w zakładce → UMOWY, jak w widoku na poniższym ekranie:
Możesz także skorzystać z mechanizmu filtrowania danych w obrębie umów, klikając w ikonę z lupą w prawym górnym rogu nad tabelą.
W formatkach wyszukiwania należy wpisać kluczowe słowo, a system automatycznie przedstawi dane zgodnie z kryterium wyszukiwania.
Wpłaty, przelewy oraz inne operacje finansowe, a także wystawione faktury są elementami, które blokują możliwość wycofywania umowy (nie można wystawić faktury do płatności umowy, następnie ją wycofać, po czym zmienić choćby wysokość płatności, ponieważ taka faktura nie powinna istnieć dla płatności, której już nie ma). Podobnie wygląda sytuacja, gdy umowa została opatrzona zdarzeniem i wiadomością windykacyjną.
Niemniej zdarzają się sytuacje, które wymagają wprowadzenia pewnych zmian w obrębie umowy, pomimo iż zostały do niej wprowadzone już operacje związane z wpłatami. Do zmian harmonogramu umowy służą mechanizmy wprowadzeniu aneksu do umowy szerzej opisane w temacie Aneksy do umów.
W części przypadków jest możliwe wycofanie umowy i zmiana jej parametrów, ale jedynie w przypadku, gdy do umowy nie została wystawiona faktura, a także nie zaistniały żadne zdarzenia windykacyjne. Wtedy też można "odwiązać" wpłatę od umowy, co pozwoli na jej wycofanie i edycję, jednakże taki sposób nie jest rekomendowany, z uwagi na duży margines błędu. Po takiej operacji, należy przywiązać wpłaty do danej umowy poprzez sekcję Finanse → Rozliczenia → Paczki wpłat bankowych, a następnie wybierając poszczególne wpłaty i edytując je usunąć powiązanie do umowy. Można również je odnaleźć w raporcie w sekcji Raporty → Pozostałe raporty → Wpłaty nieprzywiązane do umów.
