Propozycje umów - przedstawienie oferty umowy, podpisanie umowy online

W systemie eduSky istnieje możliwość zdalnego przedstawiania klientom propozycji umów i ich ustaleń. Korzystając z tej funkcjonalności należy wcześniej zapoznać się z prawnymi aspektami zdalnego podpisywania umów. Rozwiązanie funkcjonujące na Platformie eduSky zostało opracowane zgodnie z Ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta dotyczących zasad i trybu zawierania z konsumentem umowy na odległość i poza lokalem przedsiębiorstwa. Mechanizm uwzględnia również możliwość wykonania przysługującego konsumentowi prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa oraz usunięcia (anonimizacji) danych.

KONFIGURACJA FUNKCJONALNOŚCI W SYSTEMIE

Aby prawidłowo skonfigurować w systemie przedstawianie umów, ich akceptację oraz podpisywanie, w pierwszej kolejności należy określić podstawowe parametry tego procesu.
Aby to zrobić w dziale Konfiguracja aplikacji – przejdź do sekcji Zarządzenie propozycjami umów.

W tym miejscu możesz dokonać następujących ustawień:

1. Włącz akceptację propozycji umów z uwagami – aktywacja tej opcji powoduje, że po przesłaniu Kursantowi Propozycji umowy – wyświetla mu się możliwość dodania swoich uwag do przesłanej propozycji. Informacja, że umowa została zaakceptowana z uwagami – zwrotnie trafia w systemie do Działu Propozycje Umów – Zaakceptowane Warunkowo. Osoba zarządzająca szkołą po zapoznaniu się z uwagami może je zaakceptować, odrzucić lub ponownie przedstawić propozycję Umowy.
2. Zatwierdzanie propozycji umów – opcja ta daje możliwość ustawienia sposobu akceptacji przesłanej dla kursanta propozycji umowy:
   - Za pomocą akceptacji – kursant akceptuje umowę bez podpisu (bez autoryzacji swojego podpisu poprzez kod SMS)
   - Za pomocą podpisu – kursant podpisuje umowę i autoryzuje swój podpis otrzymanym w wiadomości SMS – kodem.
   Aby opcja ta była możliwa – niezbędne jest wcześniejsze doładowanie konta punktami SMS.
3. Domyślny nadawca wiadomości do zdalnego podpisywania propozycji umów - konieczne do określenia pole, w którym należy wybrać:

• Personalizowaną nazwę nadawcy wiadomości – wybór, który umożliwia wysyłanie z systemu wiadomości SMS PRO - nazwa ta jest dodawana podczas procesu wdrożenia systemu eduSky. Jeśli w dostępnych opcjach w Twojej instancji systemu nie wyświetla się personalizowana nazwa nadawcy – oznacza, że nie podałeś jej w czasie wdrażania systemu. Jeśli chcesz aby odbiorca widział w wiadomości SMS – np. nazwę Twojej szkoły – prześlij do nas maila na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. z prośbą o dodanie nazwy nadawcy SMS (nazwa może mieć zawierać 11 znaków bez spacji, polskich liter i znaków specjalnych).
• Standard SMS – wybór, który umożliwia wysyłanie z systemu wiadomości SMS ECO – w polu nadawcy wiadomości wyświetla się losowy numer telefonu
  
  

ZREDAGOWANIE I DODANIE DO SYSTEMU ZGÓD

Gdy podpisujesz z kursantem umowę nie zapominaj o dopełnieniu obowiązku informacyjnego. Przetwarzanie danych klienta w celu realizacji umowy wymaga poinformowania go co dzieje się z jego danymi, a w szczególności o tym, kto jest administratorem jego danych, jaki jest cel i podstawa ich przetwarzania. Jeśli umowa podpisywana jest zdalnie – również warto poinformować o tym kursanta
Przed przedstawieniem propozycji umowy dla klienta należy więc zredagować i dodać do systemu odpowiednie zapisy zgód. Dodając zgodę możemy określić czy jest ona obligatoryjna aby umowa mogła zostać zawarta czy też nie.
Poniżej prezentujemy przykładowo zredagowane treści zgód. W przypadku chęci ich wykorzystania, prosimy o dostosowanie ich treści do warunków umów jakie podpisują Państwo z kursantami.

Propozycja 1. Oświadczam iż akceptuję treść umowy na świadczenie usług uczestnictwa w zajęciach zawierającą w szczególności: 1) dane podmiotu świadczącego usługę, 2) adres, pod którym można składać reklamacje, 3) cenę lub sposób obliczania ceny, 4) terminy i sposoby płatności, 5) czas trwania umowy, 6) sposób wypowiedzenia umowy.

Propozycja 2. Oświadczam iż jest mi wiadome że podpisanie umowy w trybie elektronicznym z wykorzystaniem platformy eduSky jest równoznaczne w skutkach ze złożeniem podpisu w formie pisemnej. Dla umów podpisanych w trybie elektronicznym stosuje się zapisy Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta dotyczących zasad i trybu zawierania z konsumentem umowy na odległość i poza lokalem przedsiębiorstwa oraz zasad i trybu wykonania przysługującego konsumentowi prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa.

Mechanizm dodawania zgód do systemu eduSky – szczegółowo opisany jest w Artykule: Zgody na umowach z kursantami

OKREŚLENIE WARUNKÓW I DODANIE PROPOZYCJI UMOWY DO SYSTEMU

Kluczowym elementem w procesie przedstawienia propozycji Umowy jest oczywiście opracowanie odpowiedniego dokumentu umowy. Dlatego też w kolejnym kroku należy określić warunki umowy dla Kursanta. Dodając umowę w systemie eduSky  określamy między innymi przedmiot i daty obowiązywania umowy, dodajemy warunki finansowe: cenę kursu, formy płatności, ewentualne zaliczki i pierwsze wpłaty.

Tworzona propozycja umowy powinna zawierać oznaczenie "Oferta/propozycja umowy" (pierwsze możliwe ustawienie już na samym początku tworzenia nowej umowy).

Po określeniu parametrów umowy dodajemy dokument do systemu.

PRZEDSTAWIENIE PROPOZYCJI UMOWY DO AKCEPTACJI DLA KURSANTA

Po dodaniu dokument trafia do zakładki Umów ze statusem Propozycja umowy. Możemy wejść w daną pozycję, sprawdzić czy informacje, które wprowadziliśmy są zgodne. Możemy również podejrzeć dokument i zobaczyć Umowę w takiej formie w jakiej później będzie ją widział Uczeń lub Opiekun. Na tym etapie można jeszcze dokument edytować.
Jeśli wszystko się zgadza zatwierdzamy ofertę korzystając z Opcji Przedstaw Propozycję do Akceptacji.

PRZESŁANIE INFORMACJI DO KURSANTA

Po zatwierdzeniu Propozycji Umowy – Uczeń lub Opiekun otrzymuje na podany adres mailowy informację, że w systemie eduSky – znajduje się Propozycja Umowy. W przypadku braku posiadania konta systemowego – na podany adres e-mail wysyłana jest z systemu jeszcze jedna wiadomość zawierająca login i hasło. Po zalogowaniu się na konto Uczeń lub Opiekun widzi przesłaną ofertę Umowy. Może podejrzeć jej treść i zapoznać się z przedstawioną propozycją.

W zależności od tego jakie funkcje zostały wybrane przez daną szkołę przy konfiguracji procesu przedstawienia propozycji umowy, potencjalny klient otrzymując propozycję może ją:

• Odrzucić
• Zaakceptować 
• Zaakceptować z uwagami, tzn. renegocjować ustalenia umowy.
• Podpisać

Odrzucona umowa zamyka proces przedstawiania tej konkretnej propozycji umowy (będzie się ona znajdować w dziale Umowy → Propozycje umów → Odrzucone), zaś akceptacja ustaleń umowy przenosi ją do działu umów, ze statusem zaakceptowanej.

Akceptacja umowy z uwagami ze strony klienta spowoduje przesunięcie jej do właściwego dla niej działu (Umowy → Propozycje umów → Zaakceptowane warunkowo)
i z tego też miejsca może zostać odrzucona, zaakceptowana, a co najważniejsze edytowana i ponownie wysłana do klienta. Proces taki można powtarzać do skutku,
a przerwie go odrzucenie lub akceptacja umowy. Opcję tą można włączyć dając możliwość klientowi renegocjacji przedstawionych warunków oferty umowy - ustawienie takie znajduje się w Konfiguracji aplikacji w sekcji Zarządzanie propozycjami umów.

AKCEPTACJA WARUNKÓW I PODPISANIE UMOWY ONLINE

Kursant, który zapoznał się z treścią umowy i jej zapisy są zgodne z jego oczekiwaniami może wybrać opcję "Zaakceptuj i podpisz". Spowoduje to pojawienie się panelu do akceptacji zgód dotyczących tej umowy.

Po wybraniu przycisku Zaakceptuj Propozycję Umowy – na numer telefonu podany w systemie przy danych kontaktowych ucznia lub rodzica wysyłany jest kod SMS. W celu autoryzacji podpisu na umowie  – należy dodać otrzymany kod SMS.

Po wprowadzeniu PIN-u wysłanego na podany w systemie numer umowa staje się umową podpisaną i posiada wygenerowany założony plan płatności.

Po podpisaniu Umowy Uczeń lub Opiekun po zalogowaniu się na swoje konto w systemie eduSky ma dostęp do podpisanego dokumentu.

Po podpisaniu umowy przez Kursanta lub Opiekuna – Umowa opatrzona unikalnym numerem pojawia się w zakładce Umowy.

Podpisanie umowy online możliwe jest, kiedy spełnione są następujące warunki:
1. Funkcja zdalnego podpisywania umów jest ustawiona na "TAK"
2. Wybrany jest nadawca wiadomości SMS - określamy od kogo potencjalny klient otrzymuje SMS potwierdzający podpisanie umów
3. Saldo SMS jest dodatnie - wysyłka wiadomości SMS z systemu opiera się o odliczanie jej kosztu od salda Portfela SMS (więcej w temacie SMS - saldo, wysyłka, nadawca wiadomości)
4. Wprowadzony jest numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej kursanta/opiekuna - adres mail jest konieczny celem wysłania danych dostępowych do platformy eduSky, zaś numer telefonu jest konieczny, by podpisanie umowy mogło zostać potwierdzone wprowadzeniem kodu PIN wysłanego na wskazany numer.
5. Opiekun/kursant zaakceptuje wymagane dla podpisania umowy zgody.