Dodawanie nowej umowy
Jak należy dodać Umowę? Proces jest klarowny i łatwy, a składają się na niego następujące działania:
Jeśli chcesz dodać Umowę, w dziale Umowy, wybierz → Umowy → Dodaj Umowę
Zostaniesz przekierowany do formularza służącego do utworzenia Umowy, jak widzisz na ekranie poniżej
Uzupełnij dane :
- Uczeń - Wybierz z listy lub dodaj nowego ucznia
- Własny symbol Umowy - Dodaj, jeśli jest taka potrzeba
- Daty - Uzupełnij datę podpisania oraz daty obowiązywania umowy od-do. Domyślnie system podpowiada daty, sprawdź, czy są poprawne i zmodyfikuj, jeśli istnieje taka potrzeba
- Wybierz Kurs, Grupę lub Usług - Tak jak w opisie
- Wybierz Oddział - Jeśli Twoja szkoła działa w kilku lokalizacjach, wybierz odział
- Wzór Umowy - Wybierz z Listy
Po dokonanym wyborze, zostaną otwarte kolejne formularze, do wpisania danych:
- Model płatności - Wybierz z listy
Kwota kursu brutto – wprowadź lub wybierz cenę za kurs/okres/zajęcia w zależności od wybranego wariantu modelu rozliczeń (patrz → Modele płatności)
Częstotliwość płatności - Określ przedział czasu
Raty – przesuwając suwak określ, na ile rat ma być podzielona płatność
Termin pierwszej płatności - Podaj termin pierwszej wpłaty (czerwona ramka). Jeśli są to raty, to termin drugiej raty i kolejnych rat każdego kolejnego miesiąca (niebieska ramka)
(Mechanizm też powala na określenie, kiedy będzie płacona pierwsza rata (10.03) oraz kolejne (10.04,10.05 i kolejno odpowiednie dalsze daty)
Możliwe też jest zamodelowanie dwóch rat, płatnych na początku każdego z semestrów. Wtedy ustalamy cenę kursu z dwoma ratami, a przy wyborze terminów, podajemy termin początku pierwszego i drugiego semestru. Dzięki temu mamy możliwość rozliczeń za każdy kwartał.
Przesunięcie w groszach - Wybierz opcję z listy (zielona ramka)
Promocje, patrz → Promocje
Parametry ustawienia umów - ustaw kolejne parametry na stronie Umowy, wykorzystując opcje TAK lub NIE
- Określ Zwyżki i Zniżki dla płatności, jeśli jest taka potrzeba
- Dodaj Zaliczkę - jeśli jest taka potrzeba. Zaliczka tworzy nam nową ratę z dniem podpisania Umowy,
a jednocześnie pomniejsza wartość pozostałych rat.
Po kliknięciu w przycisk Rozwiń, przejdź do sekcji: Parametry dla faktur, następnie korzystając z opcji TAK/NIE dokonaj ustawień:
- Fakturowanie miesięczne - Generowania faktur do płatności lub wpłat, opiera się na założeniach poszczególnych umów i rozliczeniu z klientem według obranego w procesie tworzenia umowy harmonogramu płatności. System generuje w określonym zakresie dat propozycje do wystawiania faktur na właśnie tej podstawie. Aby było to możliwe, dana umowa musi posiadać parametr "Fakturowanie miesięczne" oznaczone na "TAK"
- Faktura VAT - W systemie istnieje możliwość wystawienia faktur VAT i faktur bez VAT-u, w zależności od obranego profilu opodatkowania firmy
- Rodzaj Płatności - Wybierz rodzaj wymaganej opłaty za usługi.
- Nabywca na fakturze oraz płatnik - Wybierz osobę na którą będzie mogła być wystawiona faktura, oraz która odpowiada za płatności elektroniczne
- Ilość dni na zapłatę (wyliczany na fakturze termin płatności) - Wprowadź termin, w którym należy uregulować płatność określoną w Umowie
Zgody – kliknij przycisk 
i zaznacz zgody, jakie wyraził klient
Informacje dodatkowe – kliknij przycisk 
i wprowadź dane zgodnie z opisem formatek
Jeśli wszystkie informacje zostały dodane kliknij przycisk 
Po tej operacji Umowa otrzymuje status Umowy Przygotowanej.
Jeśli chcesz rozpocząć rozliczanie Umowy, z opcji po prawej stronie wybierz Opcje → Zmień stan na "podpisana" lub Zmień stan na "w podpisie". System zapyta jeszcze, czy utworzyć konta oraz wysłać informacje o zawarciu Umowy na maile podane w systemie. Jeśli dokonasz akceptacji, Umowa zmieni status na Podpisana Umowa lub Umowa w podpisie, zostanie nadany jej unikatowy numer i zgodnie z wyborem zostaną wysłane informacje do ucznia oraz opiekunów (patrz → Tworzenie kont systemowych)
POWIĄZANE TEMATY
MODELE PŁATNOŚCI
ZGODY
UMOWY - INFORMACJE DODATKOWE
Istnieją mechanizmy, dzięki którym można w systemie zarówno zduplikować, jak i skopiować umowę.
Opis kopiowania umowy dla wielu kursantów znajduje się w temacie Duplikowanie umów, szczegółowo opisane w przykładzie nr 1.
Oprócz tego, jeżeli istnieje kilku kursantów realizujących te same ustalenia umowy można stworzyć jedną umowę dla jednego z kursantów w grupie, a na jej podstawie utworzyć umowy dla pozostałych kursantów.
W takim przypadku należy przejść do podglądu grupy Sekretariat → Grupy, a następnie Opcje → Podgląd. W tabeli po prawej znajduje się lista kursantów, gdzie można zaznaczyć poszczególnych kursantów i wybierając opcję "Twórz umowy dla zaznaczonych" wskazać na podstawie jakiej umowy system ma wygenerować umowy dla wybranych kursantów.
Po wybraniu i zatwierdzeniu wzoru umowy w sekcji Umowy zostaną utworzone nowe umowy oczekujące na dalsze kroki.
Uwaga. Podczas tworzenia umowy na podstawie innych umów NIE są kopiowane zgody, informacje dodatkowe oraz promocje, jako elementy personalizowane.
Aby rozłożyć raty równomiernie w harmonogramie płatności, należy przy dodawaniu Umowy, wybierać odpowiedni model płatności, który umożliwi nam tę operację:
- Rozliczenie w oparciu o własną cenę
- Rozliczenie na podstawie ceny kursu
Wybranie jednego z powyższych modeli daje możliwość swobodnego rozłożenia płatności na równe raty. Dzięki użyciu suwaka, określamy ilość rat, a tym samym mamy widok na kwotę oraz terminy płatności.
Należy zwrócić uwagę czy do Umowy dołączona jest promocja lub zaliczka, ponieważ zawarte w nich parametry, mają wpływ na wyświetlenie wartości ostatniej i pierwszej raty/wpłaty.
W wypadku dodania do Umowy promocji z zaznaczeniem rodzaju podziału, np.odlicz od ostatniej raty - wówczas wartość ta zostanie odjęta od ostatniej raty.
W wypadku dodania do Umowy zaliczki - wówczas ta płatność zostanie dodana do harmonogramu płatności jako pierwsza wpłata.
W przypadku dodawania promocji (Umowy → Promocje → Dodaj promocję), należy zaznaczyć opcję: rozłóż równomiernie (kolor czerwony formatki)
Uwaga! Promocja, która jest powiązana z istniejącą już Umową w systemie nie podlega modyfikacjom.
Aby dodać promocję ze zmienionym podziałem płatności należy dodać nową. (Umowy → Promocje → Dodaj promocję)
