Grupy kursantów - ustawienia
Pojęcie grupy w systemie eduSky zawiera w sobie wiele kluczowych elementów. Poniżej znajduje się opis każdego z nich, wraz z opisem różnych przypadków.
Ustawienia i informacje podstawowe
Nazwa grupy - tytuł, nazwa, identyfikator, charakterystyczny symbol grupy - rekomendujemy w tym miejscu nazwę grupy, która nie będzie tożsama z realizowanym przez grupę kursem, a będzie łatwo rozpoznawalnym identyfikatorem.
Grupa jednoosobowa - selektor informujący o grupie jedno/wieloosobowej
Typ zajęć - informacja o miejscu odbywania się zajęć, wraz z możliwością wprowadzenia własnego adresu zajęć lub oznaczeniu charakteru grupy w obszarze zajęć jako zajęcia online
Sala wykładowa/inny adres - w zależności od typu zajęć, konkretna sala lub adres odbywania się zajęć grupy
Kolor grupy i tekstu - pola wyboru koloru znacznika grupy oraz bloków zajęć generowanych na graficznym harmonogramie w sekcjach grafików i kalendarza
Limit miejsc - parametr określający maksymalną liczbę kursantów w grupie
(Uwaga. Po osiągnięciu maksymalnej ilości uczniów w grupie zostaje ona zamknięta dla zapisów z poziomu formularza zapisów)
Kurs - selektor kursu realizowanego przez grupę
Opcjonalnie poziom - informacja o stopniu zaawansowania grupy
Oddział - selektor wyboru oddziału szkoły, w której grupa odbywa zajęcia
Sposób wyliczania zajęć - istotny parametr odpowiadający za generowanie zajęć w obrębie grupy w zależności od wyboru:
- na podstawie okresu grupy od - do - opcja generująca plan zajęć w określonych ramach czasowych
Przykład 1.
Grupa English Pro zaczyna swoje zajęcia 4.10.2020, kończy zaś 05.05.2021. Zajęcia odbywają się dwa razy w tygodniu. Zgodnie z tymi ustawieniami zostanie wygenerowany plan w ramach czasowych od 4.10.2020 do 05.05.2021 (włącznie) uwzględniając dni wolne szkoły i grupy.
- na podstawie ilości zajęć - opcja generująca plan zajęć aż do wyczerpania puli zajęć dostępnych dla danej grupy
Przykład 2.
Grupa ABC zakłada realizację kursu Easy English w ilości 33 zajęć. Po wybraniu sposobu wyliczania zajęć "na podstawie ilości zajęć" i wprowadzeniu 33 zajęć, wygenerowany zostanie plan w maksymalnej ilości 33 zajęć. Jeśli obrane są jakiekolwiek ramy czasowe działania grupy, np. od 1.09.2020 do 1.01.2021 zajęcia zostaną wygenerowane tylko w tym zakresie, bez możliwości przekroczenia ram czasowych grupy, niezależnie czy zostanie wykorzystana cała pula przewidzianych zajęć.
- na podstawie czasu zajęć - opcja generująca plan zajęć na podstawie zsumowanego czasu (podanego w minutach) i jego podziału na poszczególne zajęcia
Przykład 3.
Grupa ProgramPro zakłada wykorzystanie 25h kursu w blokach 60-minutowych. Wybierając opcję sposobu wyliczania zajęć "na podstawie czasu zajęć" należy wpisać wartość 1500 (25x60min = 1500). System sam podzieli tę pule minut na ilość zajęć, tworząc harmonogram grupy.
Data rozpoczęcia i zakończenia - daty określające zakres działania grupy.
Określanie parametrów zajęć w grupie
Elementem koniecznym do prawidłowego i pełnego funkcjonowania grupy jest określenie dni, godzin i prowadzącego zajęcia. Aby tego dokonać należy kliknąć w dowolnym wolnym polu w tabeli ilustrującej kalendarz tygodniowy oznaczonej opisem "Godziny i parametry zajęć".
Po wybraniu takiego pola pojawi się modal służący do określenia parametrów zajęć odbywających się cyklicznie w obrębie grupy. Aby prawidłowo skonfigurować "bloki" zajęć należy określić ich dzień tygodnia, godziny w jakich będą się odbywać, a następnie (opcjonalnie) po rozwinięciu "dodatkowych ustawień zajęć" można określić prawidłowe dla danych zajęć: salę wykładową, przedmiot i daty rozpoczęcia oraz zakończenia danego bloku zajęć. Oprócz tego, w ustawieniach zajęć z tego poziomu można ustalić czy zajęcia mają się odbywać co dwa tygodnie, biorąc tu pod uwagę tygodnie nieparzyste i parzyste.
Przykład 4.
Pan Stanisław prowadzi grupę z Panią Moniką wymiennie, co dwa tygodnie. Dla Pana Stanisława są to tygodnie parzyste, zaś dla Pani Moniki - nieparzyste. Aby prawidłowo był generowany harmonogram zajęć w jednym z "bloków" zajęciowych należy wybrać nauczyciela prowadzącego Pana Stanisława, opcjonalnie z właściwą mu stawką, wskazując na tydzień (jego typ), w którym prowadzi zajęcia. Analogicznie , należy postąpić z drugim lektorem.
W zakresie danych zajęć możliwe jest określenie nauczyciela prowadzącego dane zajęcia, co jest przydatne z punktu widzenia grup, które zakładają prowadzenie zajęć przez więcej niż jednego lektora - dzięki temu w poszczególnych zajęciach można zdefiniować wymagane wynagrodzenie za lektora, właściwe tylko jemu, nie ingerując w wynagrodzenie innych lektorów.
Zaawansowane ustawienia grupy
Ponad podstawowe ustawienia grupy istnieje szereg opcji personalizujących pracę z grupami w placówce. Poniżej znajduje się szczegółowy opis każdej z opcji:
- Kategoria ocen - wybór z listy typów oceniania kursantów w grupie
- Domyślna obecność - stan obecności na moment uzupełniania zajęć
- Oceny opisowe - selektor pozwalający na załączanie takich ocen do zajęć
- Uwagi - selektor pozwalający na załączanie ewentualnych uwag o uczniu
- Edytowalne stawki za obecność - parametr pozwalający na określanie procentowego wyliczenia stawki za zajęcia dla ucznia (często przydatne w sytuacji, gdy klient musi zostać obciążony opłatą za zajęcia pomimo nieobecności, np. z powodu zbyt późnego zgłoszenia faktu nieobecności)
- Typ grupy - szkolna/pozaszkolna - istotny z punktu widzenia dni wolnych selektor określający charakter grupy, jednocześnie ingerując w dni wolne dotyczące grup szkolnych (patrz → Dni wolne)
- Grupa franczyzowa - istotny parametr w przypadku, gdy franczyzodawca zbiera informacje z systemu odnośnie ilości grup i zajęć w ich obrębie realizowanych
- Wyświetl pole opisu metodologii zajęć - pozwala na wyświetlenie pola tekstowego do wprowadzenia opisu metodologii zajęć
- Wyświetl pole opisu wewnętrznego zajęć - pozwala na wyświetlenie pola tekstowego do wprowadzenia opisu wewnętrznego zajęć, tj. przebiegu, uwag do zajęć etc.
- Grupa firmowa - jeżeli istnieje klient szkolący swoich pracowników w grupach zdefiniowanych jako firmowe, parametr ten pozwala na przyporządkowanie grupy do takiego zbioru. Po wybraniu tego selektora na "TAK" pojawi się szereg opcjonalnych ustawień, m.in.:
- Firma - selektor wskazujący, której firmy dotyczy grupa
- Opiekun handlowy - osoba odpowiedzialna za kontakty handlowe między kontrahentami
- Opiekun merytoryczny - osoba odpowiedzialna za zakres merytoryczny/tematyczny zajęć w grupie
- Model rozliczania grupy - selektor pozwalający na wybór modelu (stawki uczniów/stawki grup) stawek do rozliczeń
- Stawka - wartość stawki do rozliczeń
- Umowa ramowa - pole wskazujące na umowę ramową między firmą a placówką, w obrębie której realizowane są usługi
- Prace domowe - selektor pozwalający na zadawanie prac domowych w grupie
- Wyświetlanie informacji o pracach i przygotowaniach - selektor pozwalający na wyświetlanie prac domowych i nieprzygotowań/przygotowań
- Model pracy domowej - opcje dostępne jedynie, jeśli parametr praca domowa została określona na "TAK"
- Pokazuj kartę odrobień zajęć - pozwala na upublicznianie zestawienia odrobień zajęć
- Nieprzygotowania - zezwala na przygotowania/nieprzygotowania
- Włącz usprawiedliwienia - parametr pozwalający na oznaczenia nieobecności ucznia jako nieusprawiedliwioną/usprawiedliwioną wraz z podaniem przyczyny
- Podział na semestry - jeżeli placówka zakłada taki model, możliwy jest podział roku szkolnego na semestry
- Klasyfikacja grupy - po skonfigurowaniu klasyfikatorów, możliwe jest wybranie zdefiniowanej kategorii celem klasyfikacji grupy
- Wysyłaj powiadomienia o zajęciach - funkcjonalność pozwalająca na informowanie kursantów i/lub opiekunów kursantów o zbliżających się zajęciach
Ustawienia dla firm
Grupy nierzadko formowane są pod względem kursantów będących pracownikami jednej firmy. Otwiera to w systemie eduSky szereg możliwości związanych z rozliczeniem zajęć z takiej grupy - zarówno pod względem fakturowania, jak i ewentualnego podziału płatności. Oznaczenie na "tak" selektora "Grupa firmowa" spowoduje pojawienie się dodatkowych, opcjonalnych pól określających szczegóły współpracy między szkołą a firmą:
1. Umowa firmowa - pole wskazujące na umowę między placówką a firmą, której grupa dotyczy
2. Firma - pole wskazujące firmę, której dotyczy grupa zajęciowa
3. Opiekun handlowy - osoba odpowiedzialna za kontakty handlowe, marketing, sprawująca pieczę nad prawidłowymi rozliczeniami między firmą/-ami a placówką
4. Opiekun merytoryczny - osoba odpowiedzialna za nadzór merytoryczny, czuwająca nad prawidłowym przebiegiem zajęć zgodnie z ustaleniami umowy wiążącej firmę oraz szkołę
5. Opiekun administracyjny - osoba odpowiedzialna za prawidłową realizację założeń umowy, nierzadko osoba kontaktowa w kontaktach firma-szkoła
6. Model rozliczania grupy - ważne pole określające sposób rozliczenia za zajęcia w grupie (na podstawie stawki ucznia/stawki grupy, z podziałem, bez podziału płatności, rozliczenie oparte o obecnych kursantów/o wszystkich, w tym nieobecnych kursantów)
7. Podział płatności za zajęcia - opcje pozwalające na częściowy (kwotowy lub procentowy) podział płatności między kursantami a firmą
8. Wartość obciążenia - parametr liczbowy, względem którego będzie prowadzona kalkulacja
9. Typ obciążenia - procentowy/kwotowy model rozliczenia
10. Uwzględniać podział na fakturze - możliwość ustawienia podziału kosztu zajęć na fakturze
Kalkulacja ilości zajęć
W obrębie jednej grupy można realizować cykl kursów, a zatem wskazać kurs początkowy i kurs końcowy.
