Formularze zapisu
Formularze zapisu służą jako forma zapisu, rezerwacji, pozyskiwania klientów, jak i równocześnie wprowadzania ich danych do systemu, celem dalszych kroków jak sporządzenie umowy, czy przyporządkowanie do grupy docelowej.
W pierwszej jednak kolejności, zanim formularz zaistnieje na zewnętrznej witrynie należy obrać konkretną strategię. Po kolei zatem trzeba określić:
- czego dotyczy dany formularz
- czy klient zapisuje się docelowo do grupy czy ogólnie na kurs?
Konfiguracja główna formularza
Aby przejść do opcji konfiguracyjnych formularzy zewnętrznych, należy wybrać kolejno Sekretariat → Konfiguracja → Formularze zewnętrzne. W celu konfiguracji nowego formularza należy kliknąć zakładkę "Dodaj formularz zewnętrzny", a następnie obrać główne jego ustawienia.
- Tytuł - najczęściej zdanie, fraza opisująca formularz, czego dotyczy etc.
- Rodzaj formularza:
- Formularz ucznia zainteresowanego - rodzaj formularza pozwalający na zapis do szkoły, wprowadzenie ucznia do systemu bez określania jego zapisu na kurs czy do grupy (swego rodzaju potencjalny, niezdecydowany klient)
- Formularz umowy - rodzaj formularza zapisującego ucznia do konkretnej grupy lub kursu z początkowymi ustaleniami co do umowy między placówką a klientem
- Status formularza - opcja pozwalająca na włączenie/wyłączenie formularza zapisu jednym kliknięciem
- Opis - zdanie, fraza, podtytuł formularza, najczęściej opisujący jego cel
- Domena, na której będzie działać formularz - pole określające dostęp strony internetowej zewnętrznej do formularza i zezwalającej na zapisy z niego (adres musi być zgodny w strukturze z przykładowym opisem widocznym pod tym polem)
Ustawienia osadzania bibliotek własnych Bootstrap CSS oraz Bootstrap JS
Selektory "Osadź w formularzu Bootstrap CSS" oraz "Osadź w formularzu bibliotekę Bootstrap JS" służą do prawidłowego stylowania witryny, jak i formularza oraz doprowadzenia do zgodności wyświetlania.
Ustawienia powiadomień
- Wyślij wiadomość o nowym wpisie do właściciela - automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do właściciela o nowym zapisie do placówki
- Wyślij wiadomość o nowym wpisie do pracowników biura - automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail do pracowników biurowych o nowym zapisie do szkoły
- Wyślij wiadomość po zatwierdzeniu - wysyłanie wiadomości do klienta o poprawnym zapisie
- Własna treść wiadomości - treść wiadomości wysyłana do klienta po poprawnym zapisie
Ustawienia filtrowania
Selektory służące do określenia czego i w jakim zakresie dotyczyć będą zapisy z tego formularza:
- Przedmiot - wybór przedmiotu, w obrębie którego wypełniający formularz się porusza
- Kurs - wybór kursu należącego do obranego wcześniej przedmiotu
- Grupa - wybór konkretnej grupy spośród grup realizujących dany kurs
- Usługa - jeśli formularz zapisu dotyczy wydarzenia, eventu, jednorazowego szkolenia, usługi oferowanej przez przedsiębiorstwo
Wybór jakiegokolwiek z parametrów zawęża formularz, tworząc go bardziej celowym, jednocześnie nie ukazującym pełnej oferty placówki. Najlepiej obrazują to przykłady poniżej.
Przykład 1.
Pani Aneta tworząc formularz zapisu do swojej szkoły obrała następujące parametry: Przedmiot: J. angielski Kurs: Go 4 It - Advanced English Grupa: nie określono
W takim przypadku klienci Pani Anety będą mogli wybierać swój zapis jedynie spośród grup realizujący kurs "Go 4 It - Advanced English", nie będą mogli natomiast zapisać się na kursy "Basic English" lub "Perfect!".
Przykład 2.
Pani Weronika tworząc formularz zapisu do swojej szkoły obrała następujące parametry: Przedmiot: Programowanie dla najmłodszych Kurs: nie określono Grupa: nie określono.
W tym przypadku klienci Pani Weroniki będą mogli wybierać swój zapis na wszystkie kursy realizowane w obrębie przedmiotu Programowanie dla najmłodszych, a następnie (jeśli pozwala na to koncepcja zapisu poprzez formularz zewnętrzny) grupę, do której chcą uczęszczać.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że ilość osób w grupie będzie zakładać zamknięcie grupy dla zapisów i brak możliwości jej wyświetlania w formularzu zapisów po wypełnieniu wszystkich jej miejsc (patrz Grupy kursantów - ustawienia). Jeżeli natomiast nadal istnieje potrzeba lub zamysł by grupa ta się wyświetlała, istnieje mechanizm rezerwacji miejsc, opisany poniżej akapicie Ustawienia zapisów do grup i umów.
Ustawienia płatności
Istnieje możliwość ustawienia opłacenia kwoty za szkolenie/kurs, zaliczki lub opłaty ratalnej podczas zapisu. W tym celu należy poprawnie skonfigurować opcje dostępne w tym akapicie:
- Włączenie opłacenia umowy przy zapisie - selektor główny pozwalający na taki ruch zgodnie z wyborem "TAK/NIE"
- Link, na który ma zostać przeniesiony użytkownik po zapłaceniu/po wypełnieniu formularza - pełny adres witryny internetowej, na który zostanie przeniesiony użytkownik po zapisie
- Opcje płatności w formularzu - (opcje dostępne jedynie w przypadku włączenia opłacenia umowy przy zapisie) wybór spośród opcji płatności formy należności wybranej przez potencjalnego klienta
- Sposób płatności - (opcja dostępna jedynie w przypadku wyboru sposobu zapłaty poprzez system płatności elektronicznych) pole określające konkretny sposób płatności, tj. usługodawcę płatności elektronicznych (aby było to możliwe, należy wcześniej skonfigurować własny sposób płatności - funkcja opisana w temacie Konfiguracja płatności)
Ustawienia zapisów do grup i umów
- Pokaż regulamin dla wybranej ceny - selektor pozwalający na wyświetlenie dodatkowych informacji dla danego wariantu cenowego po jego wyborze
- Wyświetl tylko grupy demonstracyjne - istotny selektor implikujący w zbiór grup spełniających warunki jednych/wielu zajęć. Poniżej znajdują się przykłady opisujące warunki jego stosowania
Przykład 1.
Grupa ABC jest grupą o ilości zajęć 34. Jeżeli prowadzony jest zapis do tej grupy, będzie ona się wyświetlać jedynie na formularzach zapisu z selektorem "Wyświetl tylko grupy demonstracyjne" ustawionym na "NIE", ponieważ nie jest grupą demonstracyjną/pokazową, a regularną o swoim stałym harmonogramie. Ustawienie tego parametru na "TAK" spowoduje brak możliwości wyświetlenie takiej grupy na formularzu.
Przykład 2.
Grupa XYZ jest grupą pionierską w swoim kursie "Modelarstwo dla najmłodszych". Z ustawień grupy wynika, iż posiada ona zajęć w liczbie: 1, jako zajęcia pokazowe dla nowych potencjalnych klientów.
Grupa taka nie będzie wyświetlać się na formularzu zapisu z ustawionym parametrem "Wyświetl tylko grupy demonstracyjne" na "NIE", ponieważ jest ona właśnie grupą demonstracyjną, a więc parametr ten powinien być ustawiony w pozycji "TAK"
- Dodaj w grupie do listy - selektor określający zapis do głównej listy grupy lub listy rezerwacyjnej, z której to sekretariat/właściciel potwierdza lub odrzuca zapis takiego klienta
- Dodanie ucznia do grupy bez umowy/zamówienia - specyficzny zapis do grupy, gdzie można określić zapis do konkretnej grupy nie zawiązując z klientem umowy. Często stosowany przy zapisie na darmowe szkolenia, dodatkowe zajęcia oraz eventy
Ustawienia umów
W tej sekcji ustawień należy określić:
- Typ umowy - czy jest to umowa standardowa zapisu na kurs, czy też umowa zamówienia usługi określonej w magazynie
(patrz Magazyny) - Zmień status na umowę podpisaną - automatyczne podpisywanie umów, przydatne szczególnie po wpłacie przelewem elektronicznym
- Wzór umowy - szablon, wzór umowy obowiązujący przy zapisie poprzez dany formularz
- Promocja - wybór promocji z listy określonych promocji w placówce
- Promocja obowiązuje do - pole służące do określenia do kiedy zapis z daną promocją funkcjonuje
Dane wypełniane przez klienta
W poszczególnych zakładkach formularza można określić, które dane będą dla klientów wyświetlane (przycisk Wyświetlaj/Nie wyświetlaj), a wśród nich - które są wymagane. Poniżej znajduje się opis każdej z sekcji formularza:
- Informacje podstawowe o umowie (obowiązkowe dla formularza umowy) - ustawienia dotyczące samej struktury formularza i na jej podstawie tworzonej umowy
- Rodzaj umowy (kurs/grupa/usługa) - określa rodzaj umowy i zakres danych z nią związanych (patrz → Tworzenie nowej umowy)
- Filtrowanie na formularzu (od: przedmiot/kurs/grupa) - określa do jakiego etapu formularz prowadzi swój zapis
- Oddział (wyświetlaj/nie wyświetlaj) - jeśli istnieje więcej niż jeden oddział placówki możliwe jest wyświetlenie, do którego konkretnie oddziału wykonywany jest zapis z formularza
- Dane ucznia (obowiązkowe dla formularza ucznia zainteresowanego i dla formularza umowy) - komplet danych o kursancie z możliwością włączenia i wyłączenia poszczególnych pól
- Dane opiekuna (opcjonalne) - analogiczny komplet danych o opiekunie kursanta z możliwością włączenia i wyłączenia poszczególnych pól
- Dane o zgodach (obowiązkowe dla formularza umowy) - sekcja określająca, które zgody (na przetwarzanie danych os., na wysyłanie wiadomości etc.) będą wymagane od klienta zapisującego się przez formularz (patrz → Zgody do umów)
- Dane o źródłach pochodzenia (opcjonalne) - sekcja stosowana w przypadku konieczności lub chęci zebrania danych, skąd klient dowiedział się o placówce (patrz → Informacje o źródłach pochodzenia)
- Dane o informacjach dodatkowych (opcjonalne) - poszczególne informacje dodatkowe o uczniu lub umowie (patrz → Informacje dodatkowe do umów)
Po skonfigurowaniu wszystkich w/w elementów można zapisać zmiany, a następnie określić na zewnętrznej stronie www, gdzie ma znajdować się formularz.
Po obraniu umiejscowienia formularza, należy wkleić z aplikacji eduSky kod wygenerowany po zapisaniu formularza (znajduje się on w szarej ramce przy opracowanym formularzu zapisu).
Udostępnianie formularza
Formularz można udostępnić do zapisów na dwa sposoby.
- Sposób pierwszy to włączenie w ustawieniach aplikacji dostępu do formularza pod przyciskiem Zaloguj się:
Włączenie następuje w ustawieniach aplikacji – panel główny (z avatarem i imieniem) w prawym górnym rogu → Konfiguracja Aplikacji, następnie ustawienie opcji Wyświetl formularz rejestracyjny przy logowaniu na "TAK". (Uwaga: Opcja ta może służyć również do podglądu skonfigurowanego formularza.)
- Opcja druga to osadzenie formularza na zewnętrznej stronie poprzez wklejenie skryptu dostępnego w widoku listy formularza (opisana powyżej)
reCaptcha
Formularze wspierają również zabezpieczenia przed spamem za pomocą usługi Google reCaptcha. Aby skorzystać z tej opcji, należy przy edycji formularza podać domenę na jakiej będzie on wyświetlany oraz w konfiguracji aplikacji, w sekcji Konfiguracja reCaptcha podajemy kod reCaptcha. Kod jest automatycznie umieszczany na samym dole formularza.
